As 3 chaves para alcançar a excelência operacional

Alberto Bastos cofundou o Kaizen Institute Portugal em 1999 e é, atualmente, o Managing Director e Senior Partner do Kaizen Institute Western Europe. Com mais de 25 anos na área da Melhoria Contínua, tem vindo a liderar projetos globais de grande dimensão em vários setores, tanto a nível nacional como internacional. Alberto Bastos possui um vasto conhecimento em processos de mudança cultural e iniciativas de transformação KAIZEN ^TM Lean e por isso ninguém melhor do que ele para fazer parte do curso “Gestão Lean” da GoodHabitz!

O que é a gestão Lean?

Uma empresa Lean é capaz de fazer mais com menos. Parece-lhe demasiado filosófico? Então vamos dar um exemplo mais concreto: a sua empresa produz em função dos pedidos do cliente de forma rápida e precisa, garantindo um excelente nível de qualidade. Fantástico! Agora imagine tudo isto com o mínimo de recursos possível. Um desafio interessante, não acha? O modelo teórico Lean pretende assim, ajudar as organizações e equipas a otimizar processos, tornando-se assim mais eficientes.

Alberto Bastos refere, no entanto, que, na prática “nós tendemos a organizar os processos e as pessoas por funções, por tarefa. Não tendemos a organizá-los por fluxo. Quando falamos no modelo Lean estamos a dar privilégio ao fluxo em detrimento do recurso, da otimização da tarefa. Portanto, o modelo Lean é um modelo contraintuitivo no sentido em que privilegia os fluxos em detrimento dos recursos.” Embora tenha tido origem na indústria, a gestão Lean aplica-se a todos os setores, desde a Banca e Comércio à Saúde e Administração Pública.

O potencial da gestão Lean

Uma empresa Lean obtém melhores resultados com menos recursos. Isto não se consegue através de cortes drásticos, mas de uma análise profunda da distribuição da carga de trabalho e da organização das operações.

Quais são então as vantagens da implementação da gestão Lean?

• Melhoria do ambiente de trabalho, porque todos os funcionários contribuem para a criação de um produto de qualidade.
• Diminuição do tempo de desenvolvimento, fabrico e entrega dos produtos.
• Aumento da capacidade de produção com investimento reduzido.
• Limitação do número de erros durante o processo de produção.
• Redução do número de fornecedores necessários.
• Evitar excedente de stock.
• Promoção da satisfação e fidelização dos clientes.

As 3 chaves para a otimização dos processos de trabalho

Enquanto gestor, apostar na gestão Lean é investir na melhoria contínua dos processos de trabalho. Significa aproveitar de modo inteligente o capital humano de toda a empresa ou de um departamento. Qual é o resultado? Uma empresa mais eficiente, melhor qualidade para o cliente e, por fim, mais lucro. Gostaria de explorar todo o potencial do seu departamento ou empresa? Adote a gestão Lean! Certifique-se de que todos os seus colaboradores tenham a liberdade necessária para dar o seu melhor. Só assim o cliente terá uma experiência inesquecível! Tenha em conta os seguintes aspetos para adotar a gestão Lean:

1. Todos no mesmo barco

Agora que já está convencido dos benefícios da gestão Lean, por onde deve começar? A gestão Lean é uma forma totalmente inovadora de pensar, agir e organizar. Todos os funcionários devem estar envolvidos e o primeiro passo é otimizar o local de trabalho. Então qual será a prioridade número um? Os seus colaboradores!

Segundo Alberto Bastos, um dos princípios do Kaizen é o envolvimento de todos. “A melhoria faz-se envolvendo todas as pessoas. Isto significa que se envolvermos as pessoas, elas estão mais preparadas para mudarem os seus hábitos. Mais preparadas para aceitarem que terão de deixar de fazer uma tarefa ou uma operação de determinada maneira e passar a fazê-la melhor.” Todos sabemos que mudar hábitos de trabalho é difícil e por isso Alberto Bastos reforça a importância de envolvermos os colaboradores nesta atividade de melhoria para conseguirmos que todos concordem e deem a sua contribuição.

2. O processo perfeito

O sucesso de uma empresa depende de um elevado nível de fidelização do cliente. Tal como indicam os princípios da gestão Lean, o cliente está sempre em primeiro lugar! Para satisfazer plenamente as necessidades dos consumidores, é importante conhecer as suas expectativas e saber surpreendê-los. Para que isso aconteça é necessário acrescentar valor ao cliente. Por sua vez, para criar valor é necessário otimizar processos.

Pegando no exemplo de um processo de fabrico, Alberto Bastos, explica que para conseguirmos que este seja um processo otimizado, temos de estar sempre a acrescentar valor nesse processo: “Num fluxo de material estamos sempre a acrescentar valor e não fazemos operações que não acrescentam este valor. Se isto acontecer, temos um fluxo perfeito. Isto pode acontecer também num processo digital. Sempre que realizamos operações sem paragens no fluxo, não há operações que não acrescentam valor. Temos assim um processo otimizado.”

A perfeição não existe e um processo perfeito muito menos. Contudo, há sempre espaço para a melhoria: nada o deve impedir de aspirar à perfeição! Para tal, trabalhe em fluxo e deixe os pedidos do cliente guiar o ritmo de produção.

3. Melhoria contínua

Errar é humano. Mas desde que aprenda com os erros, não é motivo para alarme! A gestão Lean concentra-se na resolução de problemas e no aperfeiçoamento contínuo dos processos. Por isso, é importante ter uma visão crítica do trabalho de equipa. Obstáculos, erros, dificuldades... Discuta-os com os seus colegas. Pode ser difícil habituar-se a esta dinâmica, mas é a única forma de resolver problemas em conjunto.

Segundo Alberto Bastos, a melhoria contínua é crítica numa organização: “Se deixarmos tudo como está, não podemos esperar que os processos se mantenham. A verdade é que se vão deteriorar.” Dando como exemplo a lei da entropia, que explica que num sistema fechado, tudo tende para a desordem, reforça: “Se nos nossos processos, tarefas e organização, pensarmos que não é preciso melhorar, os processos vão desorganizar-se, porque os clientes, as pessoas e as máquinas mudam, os equipamentos deterioram-se.” Por isso, é necessário acompanhar essa mudança, melhorando continuamente.

Agora que já sabe um pouco sobre a gestão Lean, ponha mãos à obra e dê uma vista de olhos no curso com esse mesmo nome: Gestão Lean. Aproveite e adicione também estes cursos à sua lista de cursos indispensáveis: Design thinking e Equipa unida.