Gestão de recursos: como lidar com a escassez de recursos e crescente demanda

O que é a gestão de recursos?

A administração de recursos abrange tanto os recursos humanos quanto os materiais em uma organização. A gestão dos recursos humanos refere-se à combinação das competências e habilidades dos funcionários que constituem o corpo da empresa.

Já a gestão de recursos materiais envolve o gerenciamento e a administração dos recursos físicos de uma empresa, visando alcançar satisfatoriamente seus objetivos finais. Esses objetivos geralmente estão relacionados à obtenção de lucro, mas ocasionalmente a organização pode ter outros propósitos.

Para uma compreensão mais aprofundada sobre essa gestão, é fundamental inicialmente conceituar o que são recursos materiais: são todos os elementos físicos que uma empresa utiliza para manter seu funcionamento e atingir suas metas.

Entretanto, para que essa gestão seja eficiente e abrangente, é imperativo que exista um planejamento integrado envolvendo tanto o setor financeiro quanto às compras, alinhando todas as necessidades. Essa integração possibilita que a empresa reduza alguns custos.

A importância da gestão de recursos materiais

A gestão de recursos representa uma atividade desafiadora, demandando atenção e dedicação por parte do gestor. É crucial que o administrador compreenda como distribuir os recursos da organização para viabilizar a realização eficaz de todas as atividades relacionadas ao negócio. 

Isso visa evitar endividamento da empresa, atrasos no processo produtivo, problemas logísticos e dificuldades com a equipe.

Para desempenhar essa função fundamental, o gestor necessita ter conhecimento dos processos operacionais do negócio e do seu planejamento estratégico. Além disso, é essencial saber tomar decisões embasadas em informações confiáveis e projeções sólidas.

Acreditamos que um dos alicerces fundamentais da gestão de recursos reside no alinhamento entre os departamentos de compras e financeiro da empresa. Essa harmonia entre as áreas é crucial para assegurar a plena atividade operacional, bem como a saúde financeira do negócio.

Conheça os benefícios da gestão de recursos

Caso ainda não esteja convencido da importância da gestão de recursos para o sucesso da sua equipe, considere estas vantagens essenciais:

Obter uma visão abrangente

Ao ter uma compreensão mais ampla das atividades da sua equipe, é possível alocar os recursos de forma mais eficiente para os novos projetos que surgirem. Manter um plano de gestão de recursos a partir de uma fonte centralizada de informações permite uma análise detalhada e ajustes necessários, evitando sobrecargas de trabalho e maximizando a eficácia da equipe. 

Essa visão abrangente auxilia na identificação precoce de possíveis problemas, estabelecendo conexões entre recursos, tarefas e cronogramas do projeto.

Distribuir tarefas de forma adequada

Conhecendo os pontos fortes e fracos de cada membro da equipe, é fundamental atribuir os recursos considerando quem é o candidato mais adequado para cada tarefa ou atividade. 

Envolver todos os membros na discussão sobre o projeto os faz sentir informados e participantes nas decisões, promovendo um ambiente de empoderamento desde o início. Monitorar a carga de trabalho de cada indivíduo, identificando quem está sobrecarregado ou disponível, permite uma utilização eficiente do tempo de todos.

Manter o alinhamento da equipe

A transparência com a equipe é crucial para evitar desinformação. Quando todos estão cientes dos prazos e das responsabilidades individuais, há clareza e menos confusão. 

Todos podem compreender como suas contribuições se integram à visão geral da equipe e da empresa. Uma equipe bem alinhada naturalmente melhora o desenvolvimento dos projetos, tornando a participação mais gratificante.

Estabelecer metas reais

Definir metas inatingíveis não faz sentido. A gestão de recursos proporciona a oportunidade de planejar metas alcançáveis dentro dos prazos estabelecidos. Detalhar todos os requisitos, incluindo recursos necessários, ajuda a identificar dependências e fazer ajustes necessários. 

Às vezes, isso implica em nivelar os recursos da equipe, reajustando prazos e prioridades para torná-los mais realistas, evitando assim a frustração por não cumprir prazos.

Aprimorar novos planejamentos

Ao ter controle sobre as atividades de cada membro da equipe e alocar recursos com base nisso, o processo de gestão de recursos tende a se tornar mais fluido. À medida que você se familiariza com o processo, torna-se mais capaz de estimar e prever a capacidade futura. 

Isso facilita a justificação de aumentos no orçamento ou de pessoal quando projetos similares surgirem, permitindo tomar decisões experientes e fundamentadas ao planejar o número necessário de participantes.

Saiba criar um plano de gestão de recursos

Diversas ferramentas podem ser utilizadas para elaborar um plano de gestão de recursos, sendo possível até mesmo empregar uma planilha para acompanhar a utilização e disponibilidade dos recursos.

Contudo, a ferramenta de gestão de recursos mais eficaz é aquela que atua como ponto central de informações e referência para a equipe. Abaixo, veja algumas dicas para criar o seu plano:

• Defina as metas

Para uma melhor atribuição de recursos da equipe, é crucial compreender as metas e objetivos do projeto. É importante determinar se se trata de um projeto simples, como um blog ou artigo, ou de uma campanha mais elaborada. Assim, é necessário identificar os indicadores que serão utilizados para medir o sucesso do projeto.

• Alinhe-se ao escopo do projeto

Conhecer o escopo do projeto é fundamental. Recomenda-se realizar reuniões com os principais envolvidos para alinhar o tempo e os recursos a serem dedicados à iniciativa. 

Esse alinhamento proporcionará uma compreensão mais clara do plano do projeto e auxiliará na decisão sobre quais recursos se adequam melhor ao trabalho. Nesta etapa, a análise dos recursos é útil para garantir que não haja escassez de pessoal durante o escopo e o cronograma do projeto.

• Identifique os tipos de recursos necessários

Para criar um plano de gestão de recursos eficiente, é essencial identificar os tipos de recursos necessários, que podem incluir equipamentos da equipe, software, orçamento ou capacidade do pessoal. Essa identificação é crucial para determinar quais recursos estão disponíveis.

• Encontre os recursos disponíveis

A gestão de recursos demanda a identificação dos recursos disponíveis. Utilizar uma ferramenta de gestão de trabalho, como a Asana, proporciona clareza sobre as atividades de cada membro da equipe, facilitando a identificação de quem deve ser atribuído ao projeto. 

Dependendo do escopo do projeto, pode ser necessário nivelar os recursos e ajustar as prioridades de outros trabalhos para evitar sobrecarregar os membros da equipe.

• Acompanhe o progresso do projeto

A excelência na gestão de recursos envolve a comunicação frequente com a equipe ao longo do ciclo de vida do projeto. Monitorar o bem-estar da equipe, identificar possíveis sobrecargas ou determinar se o tamanho da equipe é adequado são aspectos essenciais. Demonstrar apoio contínuo à equipe, deixando claro que compreende as responsabilidades individuais,

Conclusão

Integrar a gestão de recursos aos planos de gerenciamento de projetos é fundamental. Embora possa parecer desafiador no início, a alocação adequada de recursos no momento apropriado tornará o trabalho mais fluido à medida que o projeto avança. 

Progredir passo a passo e adotar o uso de uma ferramenta de gestão de trabalho, como a Asana, é uma estratégia que certamente será apreciada pela sua equipe.

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