Como transformar o seu ciclo de conversas

Novos ventos vêm indicando mudanças há um bom tempo. Não existe uma pessoa que não seja familiar com o tradicional ciclo de reuniões, no qual um gerente e um funcionário se encontram em momentos certos previstos. Por volta do meio do ano temos a revisão de desempenho, enquanto no Ano Novo temos a avaliação de desempenho anual. Apesar de ser tradicional, esse modelo não é ultrapassado, já que ainda é o padrão em muitas empresas. Entretanto, um segundo ciclo chamado “gestão moderna de desempenho” está emergindo. A maior diferença? Quem direciona a conversa não é o gerente, e sim o funcionário.

De fixo a flexível

Em 2020, a cidade de Bladel chegou à conclusão de que a tradicional estrutura das conversas e reuniões de desempenho e avaliação não estavam dando mais certo. Segundo Miranda van Camp, tais reuniões “consumiam muito tempo e energia dos gerentes”. A chefe do departamento de Serviços e Operações ainda comenta que: “O rendimento era limitado. E foi esse o motivo que nos levou a decidir pela ‘Boa Conversa’: um método flexível no qual as datas pré-estabelecidas para as reuniões são postas de lado. O funcionário passa a decidir o momento certo para as conversas sobre desempenho. Elas devem acontecer pelo menos uma vez ao ano. ”

Bom assunto em boa hora: quem decide é o funcionário

Essa flexibilidade permite que o funcionário marque uma reunião quando sentir necessidade de discutir um tópico. Desta forma, ele não apenas escolhe o momento que quer falar, mas também o assunto. Como o funcionário determina os itens a serem abordados? “Por meio de um cartão de conversa”, afirma Miranda. “O cartão de conversa contém vários tópicos que os funcionários podem falar. Veja bem, agora as reuniões são marcadas de acordo com as necessidades: algo está acontecendo e o funcionário gostaria de falar sobre isso. Dessa maneira a conversa fica muito mais objetiva. E, passado um mês, caso o funcionário precise de uma outra reunião, ainda há espaço.”

A tranquilidade do momento

Faz sentido falar sobre desenvolvimento pessoal quando uma situação dá abertura para tal. Existe uma certa conotação no ciclo de conversas tradicional: entre a rabanada de Natal e as ondas do Ano Novo, como funcionário, você escuta o que o seu gerente achou do seu desempenho durante o ano. Isso pode lhe dar tanto um motivo para chorar quanto para rir. De acordo com Miranda, a gestão moderna de desempenho muda essa estrutura. “Se planejar uma reunião logo após finalizar um grande projeto, por exemplo, você poderá analisar o seu papel ao lado do seu gerente. Muitos dos nossos funcionários preferem essa maneira de agir, já que eles sentem que estão em um momento tranquilo para ter uma ‘Boa Conversa’. Você reage mais rápido ao ter assunto para uma conversa.”

O cartão de conversa

Para entender o que se passa com o seu funcionário e ajudá-lo com o seu crescimento pessoal basta ter assunto. A cidade de Bladel desenvolveu o seu próprio “cartão de conversa” que é preenchido pelos funcionários antes da reunião. Segundo Miranda: “Muitos tópicos que estão no cartão de conversa são discutidos. Por exemplo, estamos curiosos em saber sobre o que dá e consome a energia de um funcionário e como ele enxerga o seu futuro. Outras questões podem ser respondidas com um medidor de satisfação. Como está o seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal? O seu trabalho combina com você? Esta é uma contribuição valiosa que pode ser aprofundada na ‘Boa Conversa’. Dessa maneira, todas as competências relevantes são abordadas durante a reunião.”

Do controle para a mentoria

Anotam-se os objetivos e acordos em um dinâmico formulário de conversa. O funcionário fica restrito aos objetivos, pontos a serem desenvolvidos e acordos registrados após cada reunião. Ele pode levantar aspectos relevantes ao longo do ano. “Às vezes pode ser que a pessoa tenha um estalo ao pegar o café durante o intervalo. O funcionário pode, assim, anotar essa ideia imediatamente. A função do gerente fica mais focada no coaching do que no controle. Entretanto, ele ou ela também deve garantir que as opções de ensino sejam discutidas com regularidade. Tudo isso baseado no plano de ação pessoal da GoodHabitz: os pontos a serem desenvolvidos não são apenas definidos como podem ser colocados em prática de maneira imediata pelo gerente e pelo funcionário por meio de uma capacitação específica. Em resumo, o funcionário logo enxerga quais cursos de capacitação podem ajudá-lo. E, como é de se esperar, acordos são feitos imediatamente.”

Mais Liberdade

Um ciclo de conversas flexível com o funcionário no comando. De que maneira os gerentes reagem à gestão moderna de desempenho? “Para nós está tudo bem”, diz Miranda. “Somos uma organização pequena, logo fazer com que todos se deem bem é mais fácil”. E os funcionários? “Eles também reagem de maneira positiva. Eles gostam da liberdade atribuída. Isso também tem a ver com a nossa política de pessoal: selecionamos os nossos funcionários baseando-nos em seus sensos de pertencimento e responsabilidade. Supostamente, esse ciclo de conversas flexível é perfeito para a nossa equipe.”

Explique o que é "Uma boa conversa" para quem não sabe

INa “Boa Conversa”, a ênfase está na igualdade, na empatia e na escuta de verdade. Qualquer coisa pode ser discutida durante a reunião, mas os objetivos dos assuntos são de responsabilidade do funcionário. A reunião não é marcada em um horário permanente: ela pode acontecer em qualquer momento, em qualquer lugar e a partir da iniciativa de qualquer um (incluindo o gerente, apesar da iniciativa geralmente vir do funcionário). Como resultado temos o feedback contínuo e o papel do gerente fica mais focado no coaching ao invés do controle. O gerente garante que a “Boa Conversa” aconteça pelo menos uma vez ao ano.

Esse blog possui uma segunda parte. Em breve, Eline van der Voort vai falar sobre o Ciclo de Crescimento e Ambição da empresa Koninklijke Visio. Quer saber mais? Assine a nossa newsletter.