Zo blijven jouw medewerkers betrokken en met elkaar in gesprek

Het moet gezegd worden: nu velen van ons thuis zitten, zijn meetings amusanter dan ooit. Collega één blijft vanwege een slechte verbinding steeds hangen, bij collega twee loopt er constant een kat in beeld en collega drie zit met een verwilderd kapsel voor de camera. Videobellen is niets nieuws, maar toch blijkt dat we er nog steeds een beetje aan moeten wennen. Het is van belang de wekelijkse teammeeting, de kwartaalafsluiting of de een-op-eengesprekken ook nu gewoon door te laten gaan. Niet alleen omdat jij en je collega’s zo met elkaar blijven communiceren, maar ook omdat het bijdraagt aan de verbinding met jullie organisatie.

Commitment in tijden van corona

Het is een van je taken als HR-professional om je medewerkers zo toegewijd mogelijk te houden. Dat is nu, in tijden van corona en de lockdown, niet anders dan normaal. Je wilt dat ze iedere dag betrokken, gemotiveerd en gepassioneerd hun werk uitvoeren. Maar betrokkenheid behelst meer dan dat. In de training Iedereen betrokken lees je welke 30 eigenschappen en factoren het commitment van je medewerkers bepalen. Vele daarvan staan onder druk nu iedereen vanuit huis werkt of (een deel van) het werk heeft neergelegd.

Hoe behoud je de verbinding – tussen je organisatie en de medewerkers, maar ook tussen medewerkers onderling – terwijl jullie verder en langer dan ooit van elkaar verwijderd zijn? Ook bij vervoerbedrijf GVB broeden ze op het antwoord op die vraag, stelt opleider en trainster Aly Lubberink: “We willen onze mensen niet uit het oog verliezen nu ze thuis zitten, maar juist het gevoel geven dat we aan ze denken en dat ze belangrijk zijn. Dat doen we mede door te investeren in hun persoonlijke ontwikkeling.” Met de volgende tips stel je jouw medewerkers juist in deze vreemde corona-tijd centraal.

1. Zet in op een goed gesprek.

Blijf communiceren. Het zal ook bij jouw organisatie al regelmatig zijn benadrukt, maar toch gaat het niet overal altijd goed. Communicatie, daar hebben we een communicatieafdeling voor, zo wordt vaak gedacht. Maar communicatie is veel breder. Ook binnen je organisatie zijn er meerdere doelgroepen. Verschillende zenders en ontvangers. Het is onmogelijk – en onpersoonlijk – om voor iedere boodschap de communicatieafdeling in te schakelen. Je collega’s waarderen het juist als ze niet door de organisatie, maar door een persoon worden aangesproken. Een intranetbericht over de veiligheidsvoorschriften geschreven door de HR-manager, bijvoorbeeld. Of een spontane videoboodschap van de CEO via de groepswhatsapp of mail. Nog persoonlijker: een simpel belletje van de leidinggevende met de vraag: “Hoe gaat het met jou?”. Een goed gesprek heeft nu meer waarde dan ooit.

Bedenk dat je medewerkers onderling ook veel minder contact hebben, terwijl ze daar vaak wel behoefte aan hebben. De babbel bij de koffieautomaat, de vrijdagmiddagdrink, het bijpraten na het weekend … Het thuiszitten maakt het niet onmogelijk, maar ook niet eenvoudig. Geef je collega’s de ruimte om ook nu elkaar op te zoeken voor smalltalk en persoonlijke gesprekken. Organiseer een virtuele vrijdagmiddagborrel of lunch, vraag voorafgaand aan een meeting aan elkaar hoe het met de kinderen, de hond of de kat gaat en heb je vragen? Stel ze dan even via de telefoon of een videogesprek in plaats van het zoveelste mailtje te sturen. Een live gesprek nodigt namelijk eerder uit tot koetjes en kalfjes dan een geschreven tekst. Er zijn verschillende tools die het communiceren met collega’s vergemakkelijken.

2. Daag medewerkers uit.

In amper een paar maanden tijd is de wereld volledig veranderd. In je organisatie is dat niet anders. Niet alleen het thuiswerken is een ingrijpende verandering voor je medewerkers, ook de business is anders. Misschien zijn er klanten weggelopen of juist bij gekomen, zijn jullie meer of minder gaan leveren en zien werkdagen en processen er daardoor totaal anders uit. Wanneer een organisatie (tijdelijk) in transitie is, ontstaat er een interessant mechanisme: mensen worden afwachtend. Er wordt wat vaker dan anders een afwachtende houding aangenomen, in de hoop dat anderen actie ondernemen en het voortouw nemen.

Daag je medewerkers uit door aanspraak te doen op hun zelfsturend vermogen (zie het Magazine in les 3 van de training 'Iedereen betrokken'): geef ze de ruimte om zelfstandig te werken en zelf keuzes te maken. Juist in tijden van verandering is het slim om je medewerkers te wijzen op hun verantwoordelijkheid en het belangrijke aandeel dat ze hebben in het succes van jullie organisatie. Trainingen die je daarbij onder de aandacht kan brengen, zijn titels als 'Eigenaarschap' en 'Leve de leider'. Richt je je op de teams in je organisatie? Dan zijn de trainingen Zelforganiserende teams, Teamwork en Online (samen)werken interessant om te delen.

3. Blijf scherp op de gezondheid van je medewerkers.

Veel organisaties houden rekening met een toename van psychosociale klachten bij de medewerkers, zo blijkt uit een Belgisch onderzoek. In het onderzoek wordt Yves Plees aangehaald, director van Acerta Consult: “Wat begon als een gezondheidscrisis, is geëvolueerd naar een economische crisis en nu mogen we ons voorbereiden op de derde golf: een mentale crisis. Er zijn duizenden mensen gestorven en voor velen heeft het coronavirus in de erg nabije omgeving slachtoffers gemaakt. De perspectieven van mensen zijn daarmee op de helling komen te staan. Het percentage dat bovengemiddeld angstig is, wordt geschat op 15%.”

Het welzijn en de mentale weerbaarheid van medewerkers staan waarschijnlijk ook in jouw organisatie hoog op de agenda. Van de onderzochte bedrijven anticipeert meer dan de helft (55%) op stressgerelateerde problemen, zoals burn-outs en psychosociale klachten. En 45% gaat ervan uit dat de corona-epidemie zich nog tot eind 2021 zal laten voelen. Het waait dus niet zomaar even over. Gelukkig weten onze cursisten de weg naar de positiviteitstrainingen prima te vinden, blijkt uit de cijfers. De trainingen 'Mindfulness', 'Optimisme voor beginners', 'Doen waar je blij van wordt' en 'Stress is leuk' zijn de afgelopen weken enorm gestegen in populariteit en staan zelfs in de top 10. Ook vaak geraadpleegd in de categorie positieve psychologie: de titels 'Goed in je vel', 'Mentale kracht', 'Ban de burn-out' en 'Vitaliteit'. Het loont om je collega's (zeker die met stressklachten) regelmatig te wijzen op deze trainingen.

4. Stuur aan op samenhorigheid.

Veel aandacht gaat uit naar de ouders, omdat die de moeilijke taak hebben gezin en werk te combineren. Maar daar tegenover staat een groep alleenstaanden, die alleen contact met anderen hebben via het scherm of in de supermarkt. Hoewel het daadwerkelijke effect van de lockdown op de gesteldheid van mensen nog niet duidelijk is, waarschuwen psychologen voor depressies en eenzaamheid (ook onder mensen met een gezin of een partner overigens). Wijs je collega’s daarom op hun rol: iedere werknemer is onderdeel van een team. Van een afdeling. Van jullie organisatie als geheel.

Voor veel mensen is vooral de binding met het team (de naaste collega’s) belangrijk en daarom is het raadzaam dat groepsgevoel vast te houden. Wat dacht je van een gezamenlijke WorkOut waarbij jullie als team dezelfde training doen en de ervaringen met elkaar bespreken? Of ga samen de 10-dagen-teamopdracht aan, waarbij je iedere dag – individueel, maar samen – een opdracht uitvoert. Teambuilding dus, maar net even een anders.

5. Benadruk wat goed gaat.

Als je het nieuws een beetje volgt, zal het je niet ontgaan zijn: de (veelal negatieve) coronaberichtgeving wordt zoveel mogelijk afgewisseld met positief nieuws. Studenten die boodschappen doen voor de bejaarde buren, kwekers die hun onverkochte bloemen in zorgcentra uitdelen en het massale applaus voor alle zorgmedewerkers. Mooie initiatieven, groot en klein, worden uitgelicht en bewierookt. Het is een mooi voorbeeld van Appreciative Inquiry; de verandermethode waarbij de focus niet ligt op wat fout gaat, maar op wat goed gaat. Wat je aandacht geeft, groeit – dat is de achterliggende gedachte.

Ook veel organisaties kiezen bewust voor deze methode van ‘waarderend onderzoeken’, zoals we het in het Nederlands noemen. Techsharks bijvoorbeeld: “Het verborgen tovermiddel dat onze ‘haaien’ veel harder laat zwemmen? Dat ervoor zorgt dat de cultuur beter wordt, verzuim doet dalen, verloop doet afnemen, meer rendement voor bedrijven oplevert en simpelweg zorgt voor meer zingeving en werkplezier onder medewerkers? Waardering. Of beter gezegd: passende waardering. Uit ons eigen onderzoek blijkt dat onze sharks waardering enorm belangrijk vinden. Het gaat er vooral om dat mensen het gevoel hebben dat ze gezien worden. Dat hun leidinggevende en andere mensen in het bedrijf weten hoe belangrijk de bijdrage was in een bepaald project.”

Waardering en positiviteit dus. Het zorgt ervoor dat je medewerkers net even dat extra stapje willen zetten als het nodig is. En dat niet alleen. Volgens onderzoeksbureau Gallup verbetert het naast de sfeer op de werkvloer ook de omzet: een positieve bedrijfscultuur kan leiden tot een inkomstenstijging van maar liefst 33%. In de training 'Bouwen aan de bedrijfscultuur' leer je alles over het creëren en in stand houden van een gezonde bedrijfscultuur.

Nog even dit …

Hoe pakken andere organisaties het eigenlijk aan? Omdat veel klanten nieuwsgierig zijn naar de ervaringen van anderen, hebben we de LinkedIn-groep 'Today is a good day to upgrade yourself' in het leven geroepen. Van klanten voor klanten, om elkaar te inspireren en mooie inzichten en ervaringen met elkaar te delen. Meld je aan en ga in gesprek met vakgenoten … zodat je van elkaar kan leren!